情况说明是一种正式或非正式的文书，用于阐述某个特定情况、事件或问题的性质、经过、原因及可能的解决方案。以下是撰写情况说明的一般步骤和要点：
标题
标题应简洁明了，能够准确反映说明的内容。例如，“关于XX项目进展的情况说明”、“关于产品质量问题的说明”等。
主送机关或受众
明确说明的接收对象，如某个部门、领导或公众。在正文中，可以称呼主送机关或直接使用“尊敬的XX”等称呼语。
说明目的
在开头部分明确说明撰写情况说明的目的，如解释事件经过、请求批准、回应质疑等。
具体情况
详细描述需要说明的具体情况，包括相关的事件、数据、事实等。确保信息准确无误，逻辑清晰。
相关证据
如果可能，提供支持情况说明的证据，如文件、照片、统计数据等，以增强说明的可信度。
法律依据
如果情况说明涉及法律问题，可以引用相关法律条文或规定，以支持所述内容的合法性。
签名或改正
说明人应在文档末尾签名，并注明日期。如果需要，也可以包含改正的地方。
语言风格
根据受众的不同，调整语言风格。对领导汇报时，内容应简洁明了，重点突出；对普通员工解释时，语言应通俗易懂。
格式
情况说明的格式可以根据具体内容和需求进行调整，但一般应包括标题、主送机关、正文、结尾等部分。
示例
关于产品质量问题的说明
尊敬的客户：
您好!
近期，我司收到贵方关于产品质量问题的反馈，我们对此非常重视。现将具体情况说明如下：
问题描述
贵方反映的产品存在质量问题，主要集中在XXX部件，具体表现为XXX。
调查过程
我们已组织技术团队进行全面调查，确认问题确实存在，主要原因为XXX。
解决措施
我们已针对此问题制定详细的解决方案，包括XXX、XXX和XXX，预计XXX内完成整改。
预防措施
为防止类似问题再次发生，我们将加强质量管理体系建设，增加质量抽检频次，并完善相关流程。
后续跟进
我们将定期与贵方沟通，确保问题得到彻底解决，并提供必要的后续支持。
感谢贵方对我们工作的支持与理解，我们将持续改进，不断提升产品质量。
此致
敬礼!
说明人：XX公司
日期：XXXX年XX月XX日
通过以上步骤和要点，可以撰写出清晰、准确、有说服力的情况说明，有效传达所需信息，达到预期的沟通目的。
