销毁过期财务账本应遵循以下步骤:
编制销毁清册
由单位档案机构和会计机构共同编制销毁清册,列明账本名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
审批
单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人需在销毁清册上签署意见。
销毁前的准备
档案管理机构负责组织销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。
监销人员需根据销毁清册内容进行清点核对。
销毁方式
可以选择撕毁、粉碎、焚烧或密封销毁等方法。
纸质账本应撕成小片后使用工业碎纸机粉碎,确保无法复原。
烧毁时要注意防火,确保账本完全燃烧。
密封销毁后,将账本投放到指定回收点。
销毁过程监督
财务部门或其他指定部门的工作人员应进行现场监督,确保销毁过程符合规定,防止信息泄露。
销毁记录
销毁完成后,记录销毁的账本名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息,并由参与销毁的人员签字确认。
通知相关部门
将销毁情况通知公司内部相关部门,如档案室、财务部门等。
保留销毁记录
根据国家规定,销毁记录应保存一定年限,以便日后查询。
请确保在销毁过程中遵守当地法律法规,并注意环保规定,防止销毁过程对环境造成污染