使用公章的正确流程通常包括以下几个步骤:
准备文件
确保文件内容准确无误,并符合相关法律法规的要求。
填写申请
填写公司公章使用申请表,注明文件名称、用途、页数等信息。
部门经理或主管领导在申请表上填写申请意见并签字。
文件审核
将待使用公章的文件复印一份,多页文件需注明是否盖骑缝章。
核对待用公章文件复印件与原件内容,确保一致无误。
公章保管人核对
公章保管人对文件进行第二次核对确认。
记录公章使用申请表内容在电子档中,并做好盖章文件编号。
盖章
在文件上正确位置盖章,确保盖章清晰、位置准确。
文档为打印件时,盖章位置通常在文档末尾落款处。
登记备案
将用印文件的复印件提交办公室备案。
记录用印时间、单位、内容摘要、批准人、承办人、用印数等信息。
存档
年终时,公章管理人将公章使用情况登记表复印件送办公室存档。
保管与使用注意事项
公章由办公室专人统一保管,不得私自使用或借用。
严禁在空白函笺或空白表格上盖章。
特殊情况需携带公章外出时,必须经领导批准,并由管理人员带章到现场监印。
违规处理
违反规定者,公司将追究相关人员的责任。
若给公司造成经济损失或不良社会影响,将追究法律责任。
请遵循以上步骤,确保公章使用的合法性和规范性。