工程档案管理是确保项目顺利进行和满足合规要求的关键环节。以下是工程档案管理的一些核心要点：
管理职责
项目经理：作为工程档案管理的第一责任人。
项目总工：直接责任人，负责资料员任务划分、指导监督检查等。
项目资料员：负责资料收集、整理、保管和移交归档等具体实施工作。
资料收集与整理
资料收集需与工程同步，内容完整，签章齐全，符合规范和当地城建档案馆要求。
资料员应及时分类收集、整理，建立目录，并检查资料是否符合要求。
总承包项目需将分包单位工程档案纳入总包管理。
声像、照片档案需专人收集整理，并在工程竣工后统一归档。
资料移交与归档
项目竣工后，需进行案卷目录及卷内目录数据录入，并经分公司资料室审阅合格后进行竣工资料移交。
项目竣工验收完成后2个月内，需将一套完整竣工资料上交分公司档案室归档，并移交相关文件原件或扫描件。
移交时需填写《基建档案移交清单》，并与档案室办理交接手续。
资料管理注意事项
工程资料需与工程同步形成，真实反映建设情况和实体质量。
资料管理需制度健全、岗位责任明确，并纳入工程建设管理各个环节。
资料的套数、费用、移交时间应在合同中明确。
资料的收集、整理、组卷、移交及归档应及时。
资料形成单位应对资料的真实性、完整性、有效性负责。
档案管理流程
确定档案管理目标，包括记录和保存的信息内容、档案的结构和分类方式、保存期限等。
规范档案命名和编号，使用统一的命名规则和编号规则。
建立档案管理流程，包括档案的收集、整理、归档和索引等环节。
使用电子化档案管理系统，实现档案的数字化处理，方便查找和共享。
定期进行档案维护和更新，保持档案的完整性和准确性。
数字化工具
使用档案管理软件，如航大工管软件，实现档案的电子化存储、共享和追踪。
档案保管与安全
选择合适的档案保管场所，采取相应的安全措施，防止档案丢失或损坏。
备份档案，确保数据的安全。
保密性
加强档案管理人员的培训和监督，确保了解保密政策，并对敏感信息进行分类和限制访问权限。
定期复查和更新
定期复查并更新档案，保持其及时性和准确性，为项目后期的审计和验收提供支持。
通过上述措施，可以确保工程档案的完整性、准确性和安全性，同时提高档案管理的效率和质量。
