当您面临被投诉的情况时，撰写一份清晰、准确且具有说服力的情况说明至关重要。以下是一个简洁明了的模板，您可以根据实际情况进行调整：
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被投诉情况说明
尊敬的[投诉方姓名或称谓]：
我谨代表[您的公司或组织名称]，就您提出的投诉，做出如下情况说明：
一、事件概述
投诉时间：具体投诉发生的时间。
投诉地点：投诉发生的地点。
涉及人员：涉及投诉的所有人员，包括投诉方和您方。
二、事件经过
请按照时间顺序详细叙述事件的发展过程，包括具体的行为、言语或事件的细节。尽量保持客观，避免夸大或缩小事实。
三、相关证据
如果有任何书面文件、录音、视频或其他证据支持您的陈述，请在此引用。这些证据将有助于证明您的清白或解释情况。
四、您的观点和解释
在情况说明中，表达您对事件的理解和观点。解释您的意图、行为，并澄清任何误解或误传的内容。
五、结论
基于以上情况，我们愿意采取必要的措施解决问题，并防止类似事件再次发生。我们期待与您合作，找到一个双方都满意的解决方案。
请您审阅以上情况说明，并告知我们是否需要进一步的协助或有其他问题。
此致
敬礼
[您的姓名或职位]
[您的公司或组织名称]
[联系方式]
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请确保在撰写情况说明时保持冷静和专业，并尽可能提供充分的证据来支持您的立场。
