合同管理是企业经营管理中至关重要的一环,以下是进行合同管理的详细方法:
提高法律意识,建立健全规章制度
提高企业管理人员的法律意识,从完善制度入手,制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。
企业通过建立完善的合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
运用现代管理手段加强合同管理
合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门,对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。
具体操作上,对合同实行分级,划块管理,各业务部门作为合同二级管理机构,负责本部门的合同签订和履行,并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况,形成完善的合同管理体系。
建立健全合同档案库
根据不同部门的不同业务合同进行归档、分类,逐步构建业务合同库,便于管理和查询。
做好合同管理规划工作
加强合同管理体系和制度建设,制定出完善可行的合同管理架构图,确保合同管理工作有序进行。
确定合同管理工作的重点
根据工程具体情况确定合同管理工作的重点,使得合同管理工作有的放矢,提高管理效率。
制定完善可行的合同管理制度
合同管理制度应包括合同的归口管理,合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案,法人授权委托办法,合同示范文本管理,合同专用章管理,合同履行与纠纷处理,合同定期统计与考核检查,合同管理人员培训,合同管理奖惩与挂钩考核等内容。
加强合同管理人员的培训教育
通过学习培训,使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧,增强合同管理人员的责任感,提高合同法律意识。
重大合同审查管理
对企业重大合同进行全过程管理和控制,预防合同纠纷的发生,有效维护企业合法权益。
履行监督和结算管理
企业法律顾问对合同的履行进行监督,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,排除阻碍,防止违约的发生。同时,把好合同的结算关,确保合同履行的顺利进行。
违约纠纷的及时处理
一旦发生违约情形,法律顾问要区别情况,及时采用协商,仲裁或诉讼等方式,积极维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。
强化合同履约过程控制意识
抓好合同台账管理工作,确保合同履行的依据和记录准确无误。
抓好履约检查环节,定期检查合同履行情况,及时发现问题并制订防范风险的对策。
注重合同管理机构的设置和人员配备
根据企业规模和工程项目的具体情况,设立专门的合同管理部门或小组,明确其职责和权限,确保合同管理工作专门化和专业化。
通过以上方法,企业可以有效地进行合同管理,保障合同的顺利履行,维护企业的合法权益,提高企业的管理水平和经济效益。